Desde que en 1971 Ray Tomlinson creara el primer correo electrónico que permitía enviar mensajes de forma personal a través de un ordenador, las personas disponemos de este canal para comunicarnos. Parece una tarea sencilla pero no lo es ya que sigo recibiendo correos electrónicos o emails de gente que no lo hace bien y que obtiene un rechazo por mi parte.
Para obtener una respuesta por parte del receptor tienes que tener en cuenta unos factores para escribir bien ese email:
1. Conoce a la persona a la que va dirigida. Investiga sobre quién es, dónde trabaja, qué cargo ocupa, etc. Si ella te ha mandado un correo electrónico antes, analiza el contenido, cómo expresa las cosas. Exprime ese email. Te dará información muy valiosa sobre esa persona.
2. Crea una estructura sencilla. Establece una introducción, un desarrollo y una conclusión, que las frases sean cortas y las ideas estén bien explicadas.
3. Personaliza tu mensaje. Dirígete a esa persona con su nombre y apellidos. Comienza con un buenos días o un simple hola y el nombre de tu receptor que es directo y sencillo.
4. Utiliza un tono respetuoso. Muéstrate alegre, abierto, cordial y agradecido. Da gusto recibir correos de gente que muestra alegría, su motivación y pasión, que te desea un buen día.
5. Piensa tus ideas y lo que quieras comunicar con antelación, anótalas y toma un respiro. Te ayudará a pensar y argumentar.
6. Escribe cuando estés de buen humor e inspirado. No escribas un email por escribir, así no conseguirás que lo abran y lo lean. Tan sólo, lo eliminarán y habrás perdido tu tiempo.
7. No cometas faltas ortográficas ni gramaticales. Escribe frases cortas, sencillas, con nexos, acentúa las palabras y mostrarás que eres un profesional.
8. Crea un asunto atractivo, sencillo, directo y conciso. Será el título que incite a abrir tu correo y leer tu email.
9. Sé tu mismo. Expresa lo que sabes, utiliza tu tono y voz, no quieras parecerte a nadie. Conseguirás atraer a las personas por como eres.
10. Relee con atención tu correo una y otra vez. Observa que haya concordancia, que tus ideas estén sintetizadas en el texto, etc.
Te quiero mostrar un email que recibí hace unos meses y que me ha llevado a escribir este artículo. Evidentemente la persona no obtuvo una respuesta por mi parte y no mostraba que era muy profesional.
Escribir bien un email lleva dedicación, tiempo y práctica. Empieza hoy mismo y ya verás cómo obtienes más respuestas y tus clientes te responden. Esto mejorará tu imagen como profesional.