Hablar bien ante los medios, transmitir credibilidad con tus gestos ante preguntas incómodas y argumentar los hechos son algunas de las acciones a las que se enfrenta el portavoz de la organización. Su presencia, su actuación y sus palabras deben estar muy cuidadas y estudiadas para que transmita correctamente su mensaje. Voy a darte unas claves para que tú aprendas cómo convertirte en el mejor portavoz de tu empresa.
¿Qué significa ser portavoz?
El portavoz es el responsable de dar la cara en nombre de la compañía ante los medios de comunicación. Es la persona que responderá a las dudas y preguntas de periodistas ante cualquier hecho noticiable, tema de interés o situación de crisis generada en torno a la organización.
Si eres portavoz significa que en un momento dado y ante una gran audiencia, serás la voz y la imagen de la compañía.
¿Quién puede serlo?
En medianas y grandes organizaciones suele ser el director de Comunicación, que a su vez tiene una persona especializada en Medios; el presidente, que es la máxima autoridad pública o el consejero delegado, o esa persona de confianza del presidente que conoce qué sucede en la compañía y lo que quiere el presidente.
En una pequeña compañía o startup, lo ejerce el CEO que sabe hacia dónde se dirige su negocio, lo que quiere conseguir y qué imagen quiere ofrecer de su empresa.
¿Qué características tiene un portavoz?
- Tener habilidades comunicativas:
– Hablar correctamente, con rigor y credibilidad.
– Usar un tono de voz adecuado a la situación y al momento.
– Escribir sin faltas ortográficas.
– Argumentar los hechos o afirmaciones.
– Mostrarse abierto al diálogo.
– Ser transparente y honesto.
- Saber y encontrarte a gusto con la gente:
– Ser empático.
– Saber escuchar.
– Ser agradable.
– Cuidar tu imagen.
– Reconocer la labor de los periodistas.
– Ser agradecido.
- Estar actualizado
– Nuevas tecnologías o medios de comunicación que surgen.
– Nuevos canales de comunicación que aparecen.
– Personas que trabajan y dirigen los medios de comunicación. Hacia dónde tienden, qué les interesa más, qué temas cubren, cómo realizan las entrevistas, etc.
– Conocer noticias de tu sector.
– Recibir formación para mejorar y controlar tu presencia ante las cámaras, tu voz, tus afirmaciones…
- Implicarte en la compañía
– Hablar con los empleados.
– Conocer los objetivos de la compañía.
– Transmitir los valores de la empresa.
¿Cómo mejora un portavoz?
Para dominar los nervios, las preguntas incómodas y controlar tus gestos te aconsejo que realices un curso para portavoces. Es esencial para sentirte cómodo ante las cámaras, aprender y visualizar tus errores, plantearte posibles preguntas que te hagan los periodistas, analizar tus gestos y expresiones de tu cuerpo, entre otras cosas.
¿En qué consiste un curso de portavoces?
Si vas a ser portavoz de tu empresa debes tomar sesiones de entrenamiento de portavoces para prepararte y ensayar tu presentación o exposición ante los medios. No se puede improvisar. Hay que ensayar y mucho, hasta que controles y emitas el mensaje con credibilidad y firmeza.
La exposición a los medios implica una oportunidad de comunicación pero también una amenaza para la imagen y reputación de la compañía. No arruines la reputación que ha costado construir durante tantos años en una acción de un día por falta de dedicación, ensayo y esfuerzo.
Es necesario identificar que pasos vas a seguir en el curso de portavoces:
1. Establece una agenda de los temas que se va a tratar en el curso como los medios y el periodista, el mensaje y la entrevista.
2. Definir un objetivo principal y otros dos o tres secundarios. Por ejemplo, nuestro primer objetivo será desarrollar destrezas para interactuar con los medios de comunicación; y otros secundario puede ser dominar la entrevista periodística y desarrollar mensajes clave que lleguen a nuestro público objetivo de forma clara y sencilla.
3. Analiza y desarrolla cómo construir las relaciones con los medios de comunicación a medio y largo plazo.
4. Debes conocer el trabajo del periodista: qué busca, qué quiere, no buscarle en la hora de cierre, no mandarle publicidad, no saturarle con información, así solo conseguirás enfadarles.
5. Crea mensajes clave, que apoyarán el contenido comunicacional e informarás sobre asuntos que tienen que ver con tu organización. Estos mensajes deben ser creíbles, sustentables, enfocados porque si no, el periodista los cuestionará y hará preguntas sobre ello.
6. Estos mensajes estarán englobados en una historia con contenidos racionales y emocionales para captar la atención de la audiencia.
7. Determina el lenguaje que utilizarás. Evita términos técnicos.
8. Debes mantener la calma. Compórtarte con seriedad.
9. Cuida el off the record. No descuides esto.
10. Ensaya la entrevista frente al espejo, escribe los tipos de preguntas que pueden hacerte, escribe sus respuestas y cómo reaccionar ante ellas.
11. No sólo existe la entrevista también puedes hacer una declaración de prensa, una conferencia de prensa, un debate o participación entre varios expertos, etc.
12. Define las características de cada medio: la radio, la televisión, la prensa escrita y su versión digital.
13. Graba una simulación de entrevista para conocer tus gestos y tu tono de voz. Mira al periodista y no a la cámara. Ahí te darás cuenta de los errores y las cosas que debes mejorar para que tu mensaje sea simple y sencillo. Pídele a un compañero de tu equipo que haga preguntas incómodas y que tú no te esperes para ver cómo reaccionas ante hechos inesperados.
14. Ensaya, ensaya y sigue ensayando. No esperes a que el hecho llegue, adelántate y prepara cada presencia en los medios. Tu reputación está en juego. Para bien o para mal, tú decides.
Tu actitud ante el periodista
– Muestra empatía con el periodista.
– Si no sabes o no quieres contestar responde amablemente.
– No hables demasiado, ayuda y mide bien el silencio puede dar a entender cosas que no quieres.
– No mientas. No lo hagas nunca.
Testea, mide y analiza tus apariciones
Llegó el momento. Disfruta y muestra tu calma. Haces la entrevista y agradeces al periodista su tiempo y su dedicación. Le preguntas cuando la emitirá o si puede pasarte una copia. Si no, lleva a alguien de tu equipo para que la grabe y así ver más tarde cómo lo has hecho. Esto te ayudará a mejorar. Te aconsejo que además midas qué repercusión tiene (si negativa o positiva) para tu organización.
Pero ensayar no garantiza que aparezcan informaciones negativas, que se hable de la competencia, que tengas el control sobre las informaciones de periodistas o editores.
Ser portavoz conlleva una gran responsabilidad y debes tomártelo muy enserio. No te puedo negar que aunque ensayes y ensayes se te quiten los nervios, pero conseguirás mayor confianza en ti mismo y seguridad ante las cámaras y los micrófonos que pueden imponernos un poquito.
Si tienes nervios es porque esto te importa y mucho. No dejes que estos te controlen. Haz ejercicios que ayuden a calmarlos. Serénate y respira hondo. Sal ahí fuera, haz tu entrevista, responde a las preguntas y agradece a los periodistas su tiempo.
Me gustaría completar este artículo con una clasificación de portavoces que realizan bien su trabajo. ¿Me ayudas a confeccionarla? Mándame un email a hola@lourdesmartinez.es o un Tweet o Mensaje Directo en mi Twitter con el nombre y apellidos de la persona que para ti realiza muy bien este trabajo. Entre todos podemos hacer una buena lista de portavoces ¿no crees?