Cómo impulsar a tu empresa con un evento y que sea un éxito

comoimpulsareventoexitoCreías que te tenía abandonado y ni mucho menos tan sólo he estado haciendo lo que más me gusta: trabajar, pensar y estar con los míos para llenarme de fuerza e ideas. Estos dos últimos meses he estado dando forma a la participación de mi empresa Amplía Soluciones en el evento IoT Solutions World Congress que se celebró en Barcelona del 16 al 18 de septiembre. Una apuesta importante para impulsar a la compañía con este evento.  Os voy a contar cómo conseguimos que nuestra participación fuera un éxito.

Analiza y selecciona el evento

Por primera vez se organizaba esta cita internacional en nuestro país así que no teníamos muchas referencias sobre si este evento iba a cumplir nuestras expectativas. Se esperaba unos 4.000 asistentes de diferentes países, más de 100 compañías expositoras,  80 medios de comunicación y más de 80 ponentes que iban a dar las claves sobre los sectores que más están invirtiendo en el Industrial Internet of Things (IIoT), los aspectos que más preocupan como la seguridad de los datos o los beneficios que aporta el IIoT a las empresas. Este evento iba a congregar a profesionales de nuestro público objetivo, se hacía en nuestro país, nosotros somos una empresa tecnológica española así que teníamos que estar ahí. Si no lo hacíamos, estaría la competencia y perderíamos una gran oportunidad.

Preparación del evento

Nos lanzamos a esta apasionante aventura: preparar nuestra presencia en este congreso para darnos a conocer a los asistentes y entre otras compañías del sector.

Localización

Este aspecto es importante y si concretas tu participación con antelación puedes disponer de más espacios libres para que intentes atraer a las personas que pasan por los pasillos donde se encuentra el stand de tu compañía.  También fíjate en los stands que tienes a tu alrededor: el tamaño, la empresa, el tipo de stand, etc. Dónde se ubican las entradas al recinto, por dónde pasarán todos los asistentes y las zonas de networking, de cocktail, cafetería y aseos porque solemos frecuentar y ubicar estas áreas cuando estamos en un evento.

Diseño del stand

Busca proveedores que sean profesionales, que tengan valores similares a los tuyos, que cuiden los detalles. Nosotros no habíamos estado en otros eventos con lo que no trabajábamos con ninguna empresa de diseño en particular así que nos dejamos asesorar y les expusimos nuestras exigencias técnicas. Contactamos con algunas empresas de referencia para tener varios presupuestos e ideas.  Aconsejamos que contéis con varias propuestas ya que a nosotros nos falló una empresa que no envió la suya y cuando les contactamos no habían tenido tiempo para elaborarlo, lo que mostró su falta de profesionalidad y compromiso con un posible cliente.

Así que decidimos que íbamos a valorar sólo las propuestas recibidas por el tiempo, dedicación y compromiso que habían ofrecido estas compañías a nuestra consulta. La que más se ajustó a nuestro presupuesto, a la creatividad del stand y a la imagen que queríamos transmitir fue Pro Expo, la empresa que seleccionamos y que nos hizo este diseño del stand.diseñostandampliaiotswc15

Colocamos en el rigging una onda con el logotipo. Esta parte encareció bastante el presupuesto pero fue una buena inversión ya que se veía desde todas las partes del pabellón.

Comunicarlo a todos los stakeholders

La participación en IoT Solutions World Congress implicaba a todo el personal de Amplía en la ejecución de diversas tareas: preparación de la demo, puesta a punto del producto, pago de las facturas, coordinación del evento. Así que ellos tenían que ser los primeros en conocer nuestra participación y qué funciones debería desempeñar cada persona y cada departamento para que todo estuviera a punto el 14 de septiembre. Convocamos una reunión a primeros de junio para contárselo a todos nuestros empleados y les explicamos cómo íbamos a gestionar este evento y que necesitábamos su ayuda para su preparación.

El siguiente paso consistió en elaborar un mailing para dárselo a conocer a nuestros contactos, clientes, proveedores y partners. Todos supieron que estaríamos en este evento.

Acciones de Marketing

Teníamos que conseguir que nos visitaran clientes, profesionales del sector y los asistentes a este congreso. Para impactar en ellos, creamos dos landing pages, una en español y otra en inglés para que en los emails que enviáramos hubiera una llamada a la acción (Call to action) e hicieran clic y les llevara a esta landing page. Aspectos que incluimos en la landing page del evento:

  • Información sobre el evento lugar, stand, recinto etc.
  • Qué íbamos a hacer “Presentación de nuestra IoT platform OpenGate”
  • Posibilidad de tener una demo y si no van al evento también podían ver la interfaz de la plataforma.
  • Concretar una cita con nuestros expertos
  • Demostraciones de los casos de uso con algunos partners en diferentes sectores
  • y nuestro Twitter para que siguieran esos días cómo íbamos viviendo el evento a través de esta red social.

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Desarrollamos una sección en la home que destacara el evento. Con foto y un enlace a la web del evento para aquellos que querían obtener más información del IoTSWC15.

Además, escribimos un artículo para nuestro blog “Amplía participes in IoT Solutions World Congress as exhibition company” y lo difundimos en el Twitter y Linkedin de la compañía.

Mandamos a impresión unos folletos de la plataforma para que la gente conociera en qué consiste, sus ventajas y el valor añadido que aporta a las organizaciones. Y preparamos las tarjetas de visita de nuestros expertos que estarían en el stand recibiendo a las personas.

Como regalo para los que se reunieran con nosotros o tuvieran la intención de conocer más sobre OpenGate, entregamos una agenda y un bolígrafo táctil de Amplía que gustó mucho a los asistentes.

Realizamos llamadas de teléfono a nuestros clientes para invitarles al evento y que supieran de primera mano que íbamos a estar en Barcelona durante esos días.

Para conseguir aumentar nuestros leads, lanzamos un sorteo para ganar un Ipad Mini entre las personas que dejaran su tarjeta de visita en una urna. Más de cien personas participaron en este concurso.

Redactamos un artículo para la sección de noticias de la web del evento, que nos publicaron y que la propia organización difundió en sus redes sociales.

En las plasmas ofrecimos vídeos con la interfaz de la herramienta para que la gente viera la plataforma OpenGate y lo que te permite hacer y las soluciones en las que está enfocada así como un poco de información de la compañía.

Para atraer a los que pasaban por los pasillos teníamos varios dispositivos y soluciones que ofrecíamos con partners como Neuronalia y Adevice (Smart Energy), Serenno (Home Surveillance) y UST Global (e-health). Estas soluciones llamaron la atención de asistentes que quisieron conocer más sobre cómo trabajamos en estos sectores.

En las redes sociales (Twitter y Linkedin Amplía) durante las dos semanas previas al evento estuvimos publicando mensajes de nuestra presencia en el congreso y cómo se iba construyendo el stand. Se acercaba el evento y esto lo pudieron notar los miembros de nuestra comunidad. Los días 16-17 y 18 de septiembre intensificamos la publicación de Tweets para interactuar con los asistentes y con las personas que estaban usando el hashtag oficial del evento #IoTSWC15. Emitimos mensajes con fotos y de cómo estábamos viviendo el evento a través de nuestros expertos que allí se encontraban.

Cada miembro de nuestro staff solicitó a la persona que atendía su tarjeta de visita para conocer su nombre y apellidos y de qué empresa venía, así pudimos dirigir nuestra conversación a sus necesidades y a la información que buscaba esa persona. En algunos casos escaneamos el código QR que llevaba cada asistente para que luego los organizadores nos enviaran un Excel con los datos.asitentestandamplia

La imagen de nuestro staff

Cada pequeño detalle tenía que ir en sintonía con la imagen que queríamos ofrecer y transmitir en esta feria. Una empresa profesional con más de 12 años de experiencia en M2M (Machine to Machine) e Internet of Things (IoT), cercana, transparente y comprometida con la innovación y la tecnología participaba en este congreso cuyo público objetivo eran altos ejecutivos o directivos de compañías. Elegimos el traje  o pantalón y chaqueta para esta ocasión. Y como ya sabes tu vestimenta y los colores hablan de ti.

Difusión en medios

Para dar constancia de nuestra presencia emitimos a los medios españoles y extranjeros una nota de prensa titulada “Amplía impulsa a las Industrias hacia el Internet de las Cosas” el primer día del evento. Estos son los medios que si hicieron eco de la noticia:

Atendimos a todos los medios y periodistas que se acercaron a nuestro stand para cubrir el evento con amabilidad, disponibilidad y cercanía, respondiendo a sus preguntas con claridad y sencillez. recibirperiodistas

¿Qué conseguimos?

  • Incrementar nuestra base de datos con leads en un 20%. El sorteo captó la atención de más personas que participaron y dejaron sus datos.
  • Más de 90 contactos de medios de comunicación.
  • Una localización estupenda. Estábamos al lado de grandes compañías como HP, General Electric, Vodafone, Microsoft, Indra, Intel…
  • La utilización del rigging con la onda hizo que desde cualquier distancia se viera nuestra empresa.
  • Nuestro color naranja corporativo destacaba sobre el resto y llamaba la atención de los asistentes.
  • El video introductorio de la herramienta permitía ver el interfaz y las diferentes secciones.
  • La programación de mensajes en las redes sociales nos permitió estar presente en las redes y atender a los que visitaban nuestro espacio en este congreso.
  • Aumentaron las visitas de la web en un 33% durante esa semana.

En qué tenemos que trabajar y mejorar

  • Mostrar un mensaje más claro sobre qué hacíamos.
  • Ampliar los contactos con la prensa y construir relaciones cercanas con ellos.
  • Acreditar al personal de amplía))) para que los asistentes pudieran descargar el código QR y tener la información de cada uno de nosotros.
  • Descargar desde el primer día la APP del evento para tener los datos de los asistentes y optimizar el tiempo en la inclusión de esta información en nuestro CRM (Customer Relationship Management).
  • Enviar la nota de prensa unos días antes para que los medios puedan contactar con nosotros y no el primer día que comienza el evento. Muchos de ellos ya estaban allí.
  • Categorizar a los contactos para saber quién les atendió y si eran proveedores de hardware o buscaban una plataforma IoT.

A muchos de los visitantes les gustó el diseño del stand, que fuéramos una empresa española con capital 100% español y que hubiera apostado por su presencia en este evento. Muchísimas gracias por el feedback recibido, por el tiempo que nos dedicaron las personas que se pasaron por el stand, por otros profesionales del sector de IoT y empresas que expresaron su interés en colaborar juntos y a la organización Fira de Barcelona por hacer que este evento creara un precedente en nuestro país para lanzar a las empresas hacia el Internet de las Cosas. Y a nuestro equipo, cada uno de los empleados de amplía))) que trabajó con ahínco y dedicación. ¡Muchas Gracias!

muchasgracias

Para mí, estos últimos meses han sido de mucho trabajo en los que he disfrutado muchísimo organizando este evento y que he intentado facilitar y gestionar nuestra presencia de la mejor forma posible. La ilusión, el empeño y esfuerzo fue parte del éxito. Si no nos hubiéramos lanzado a este evento la sensación de satisfacción y trabajo bien hecho no la tendríamos. Yo la siento. ¡Espero que tú pronto la sientas como yo! ¡Disfruta de tu trabajo!

¿Cómo has gestionado la presencia de tu empresa en un evento? ¿Qué aspectos resaltarías o qué otras acciones de Marketing llevaste a cabo? ¿Cuál fue tu sensación tras el trabajo realizado? 

This Post Has 2 Comments

  1. Ana María

    El éxito solo es fruto del trabajo, del esfuerzo, de las ganas que se ponen en ello, de la ilusión con que se trabaja y de muchas y muchas horas.
    Muchas gracias por estas pautas tan claras para organizar con éxito cualquier participación de nuestra empresa. Tu optimismo y energía son contagiosos.

    1. Lourdes Martínez

      Hola Ana María,

      Muchas gracias por tus bonitas palabras. Ganas de trabajar tenemos muchas y para rato! Cada día aprendo cosas nuevas de la gente que tengo a mi alrededor. Gracias por estar ahí siempre!

      Un abrazo,
      Lourdes

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